COMMENT FAIRE UN PUBLIPOSTAGE AVEC WORD 2003-2007

ENVOYER UNE CORRESPONDANCE OU LETTRE 

A PLUSIEURS DESTINATAIRES AVEC WORD 2003-2007

Problème: mon patron ou moi-même voulons envoyer une note, facture, document ou autre IDENTIQUE à plusieurs personnes à la fois.  

ETAPE1: SAISIE DES DONNEES ET MISE EN FORME

1- Saisir la correspondance ou la note, ou le document en question dans word 2003-2007 SANS METTRE DE DESTINATAIRE, c'est-à-dire entete+ date+ objet de la lettre+corps de la lettre+salutations+signature

2- Mettre tout cela en forme (titres en gras, objet en italique taille 13 gras, corps taille 12, police new times roman, aligner)

ETAPE 2: SAISIE DES DESTINATAIRES DANS UNE BASE DE DONNEES

3-ouvrez Excel 2003-2007 et faites un tableau avec comme titres (colonne 1: CIVILITE --> Monsieur le Directeur Général ou un autre titre colonne 2: RAISON SOCIALE si c adressé à une société ou Noms et Prénoms si c'est une personne +  colonne 3: Boite Postale et VILLE du destinataire (ex. B.P 45 DOUALA)

VOTRE TABLEAU DEVRAIT RESSEMBLER A CECI::

Voici un exemple de lettre déjà prête (entete+date+objet+corps de lettre+signature+pied de page sans destinataire)

 

ETAPE 3: ASSOCIER LA BASE DE DONNEES AU DOCUMENT PRINCIPAL

4- Sur le document principal, cliquez sur le menu PUBLIPOSTAGE comme indiqué ci-dessus+Assistant Fusion et publipostage pas-à-pas.

 Une fenêtre apparaît automatiquement à la droite de votre fenêtre de travail (choisir lettres et puis vers le bas à droite, Etape 1à6 CLIQUEZ sur suivant document de base

5- Comment souhaitez-vous utiliser le document actuel? (CHOISSISSEZ document actuel); EN BAS A DROITE etape 2 à 6 CLIQUEZ sur suivante: Selection des destinataires

6- Utiliser une liste existante + Parcourir
Choisissez dans votre disque dur le fichier excel qui contient les adresses des destinataires

 

7- Une fenêtre apparaît avec les noms de tous les destinataires cochés; DECOCHEZ les lignes vides, car Excel coche même les espaces vides, veuillez DECOCHEZ les lignes vides de la colonnes F1 de l'image. Cliquez sur OK

Remarque IMPORTANTE: notez la correspondance numérique des champs ICI dans l'image F1=Monsieur le Directeur Général; F2=Raison sociale; F6= BP et ville. Ces correspondances vont vous aider à faire apparaître ces champs dans votre lettre

8- Sur votre lettre CLIQUEZ sur etape 3-6 suivante écriture de votre lettre en bas à droite.
Placer votre curseur (le truc qui clignote sur la page word) à l'extrême droite si vous êtes francophone entre la DATEet l'OBJET de la lettre et à gauche si vous êtes anglophone. Cette position sera l'endroit où apparaîtra l'adresse du destinataire. 

9- A droite sur la fenêtre du publipostage, cliquez sur BLOC D'ADRESSE
UNE FENETRE APPARAIT COMME CELLE-CI

 Cliquez sur FAIRE CORRESPONDRE LES CHAMPS. Une autre fenêtre apparaît.

- Sur suffixe cliquez sur la flèche noire et choisir f1 pour faire apparaitre la civilite
- Sur Société, cliquez sur la flèche et choisir f2 pour faire apparaître la raison sociale
- Sur adresse 1, cliquez sur la flèche et choisir f6 pour faire apparaître la BP et la ville. Une fois fini, cliquez sur OK

10- Sur la fenêtre insertion du bloc d'adresse choisir un modèle d'adresse à gauche. Par exemple cliquez sur PIERRE MARTIN JR. A droite vous verrez comment se présente votre bloc d'adresse. S'il est à votre convenance cliquez sur OK et retourner sur le document word

11- VOILA A QUOI DOIT RESSEMBLER VOTRE DOCUMENT WORD MAINTENANT. Vous pouvez mettre "BlocAdresse" en forme (Par exemple gras taille 12 alignement droit)

 

12- Cliquez sur etape 4-6 aperçu de vos lettres Si vous êtes satisfaits du rendu, cliquez ensuite sur fin de la fusion toujours en bas à droite.

13- Préparer assez de feuilles format et imprimez vos lettres en cliquant sur imprimer en haut à droite.